ChatGPT로 업무 이메일 쓰는 법 — 거절·사과·독촉을 수위 맞춰서

업무 이메일이 어려운 건 내용이 아니라 수위입니다. 너무 세도 너무 약해도 곤란합니다. ChatGPT에 상황만 알려주면 그 수위를 맞춰 줍니다.

왜 메일은 수위가 어려운가

이메일은 내용보다 수위가 어렵습니다. 너무 세도 약해도 곤란합니다. 상대와 목적을 주면 AI가 그 수위를 맞춰 줍니다. 아래 틀을 복사해 쓰세요.

당신은 [직무]입니다. [상대]에게 [목적: 요청/거절/사과/독촉]
메일을 정중하되 명확하게, 5문장 이내로 써주세요.
상황: [설명]

대괄호를 실제 상황으로 바꾸면 이렇게 됩니다.

당신은 구매팀 대리입니다. 납품이 3일 지연된 협력업체 담당자에게 독촉
메일을 정중하되 명확하게, 5문장 이내로 써주세요.
상황: 지난주 금요일 입고 예정이던 부품 200개가 아직 안 왔고, 이번 주 목요일 생산에 꼭 필요합니다.

왜 관계·목적을 먼저 주나 — 관계와 목적을 주면 AI가 말투를 맞춥니다. 안 주면 뜻은 맞아도 상황에 안 맞는 메일이 나옵니다.

메일 수위를 맞추는 것도 결국 프롬프트 뼈대입니다. 좋은 프롬프트에는 뼈대가 있습니다 — 역할·맥락·지시·출력형식. 한 번 익히면 어디에나 응용됩니다. 원리 전체와 프롬프트 10개를 무료로 공개해 두었습니다.

한국어 존댓말은 자연스럽게 나옵니다. 다만 호칭이나 직급은 확인이 필요합니다. 보내기 전 한 번 읽어 보세요.

민감한 정보는 넣지 마세요. 이름·금액·기밀은 빈칸으로 두고 요청하세요. 결과에 직접 채워 넣으면 됩니다.

받은 메일을 붙여 넣고 답장을 요청하면 됩니다. 내 입장과 목적을 함께 적어 주세요. 그래야 원하는 방향으로 나옵니다.