ChatGPT로 공지문 쓰는 법 — 한 번에 알리고 문의를 줄이는 안내문

공지문은 여러 사람이 한 번에 읽는 글입니다. 한 줄이 애매하면 문의가 쏟아집니다. 무엇을·누구에게·언제까지를 빠짐없이 주면 ChatGPT가 그 뼈대로 정리해 줍니다.

왜 공지문은 짧은데 어려운가

공지문은 읽는 사람이 다양합니다. 배경을 모르는 사람도 한 번에 이해해야 합니다. 그래서 일시·대상·조치를 빠뜨리면 바로 문의로 돌아옵니다. 그 항목을 먼저 정해 주면 됩니다. 아래 틀을 복사해 쓰세요.

바로 쓰는 프롬프트

당신은 [조직: 예: 사내 총무팀]의 공지 담당자입니다.
[대상: 예: 전 직원]에게 [알릴 내용]을 공지하는 안내문을 써 주세요.
반드시 포함: 일시 [언제], 대상 [누구], 영향 [무엇이 어떻게 되는지], 필요한 조치 [무엇을 해야 하는지], 문의처 [어디].
형식: 제목 한 줄 + 본문 5문장 이내 + 조치 항목 불릿. 정중하고 명확하게.
제가 안 준 사실은 지어내지 말고 '확인 필요'로 표기해 주세요.

이렇게 채워서 씁니다

대괄호를 실제 상황으로 바꾸면 이렇게 됩니다.

당신은 사내 정보시스템팀의 공지 담당자입니다.
전 직원에게 그룹웨어 정기 점검으로 인한 접속 중단을 공지하는 안내문을 써 주세요.
반드시 포함: 일시 3월 15일 토요일 오전 2시부터 6시까지, 대상 전 직원, 영향 그룹웨어와 사내 메일 접속 불가, 필요한 조치 작업 중인 문서는 금요일 퇴근 전 저장, 문의처 정보시스템팀 내선 1234.
형식: 제목 한 줄 + 본문 5문장 이내 + 조치 항목 불릿. 정중하고 명확하게.
제가 안 준 사실은 지어내지 말고 '확인 필요'로 표기해 주세요.

이 프롬프트의 핵심

• 대상을 먼저 못 박는다 — 전 직원인지 일부 부서인지에 따라 말투와 범위가 달라집니다. 대상을 주면 군더더기가 사라집니다.
• 일시·영향·조치를 항목으로 준다 — 공지 문의의 대부분은 이 셋 중 하나가 빠져서 생깁니다. 항목으로 못 박으면 되묻는 일이 줄어듭니다.
• 문의처를 넣는다 — 예외 상황은 반드시 생깁니다. 어디로 물을지 적어 두면 공지 하나로 끝납니다.
• '지어내지 말라'를 못 박는다 — 일시나 담당자를 ChatGPT가 그럴듯하게 채우면 잘못된 공지가 나갑니다. 확인 필요로 남기게 합니다.

더 나아가려면 — 좋은 프롬프트의 4요소

빠짐없는 공지문이 나오는 것도 결국 프롬프트 뼈대입니다. 좋은 프롬프트에는 뼈대가 있습니다 — 역할·맥락·지시·출력형식. 한 번 익히면 어디에나 응용됩니다. 원리 전체와 프롬프트 10개를 무료로 공개해 두었습니다.

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정리

• 공지문은 읽는 사람이 다양하다. 배경을 몰라도 이해되게 쓴다.
• 일시·대상·영향·조치·문의처를 항목으로 못 박는다.
• 문의가 쏟아지는 공지는 대개 이 항목 중 하나가 빠진 것이다.
• 날짜·담당자 같은 사실은 사람이 직접 확인한다.

자주 묻는 질문

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이 글은 ChatGPT 업무 활용 완전 가이드의 일부입니다.

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